Facilitating là gì?
Facilitating là việc điều phối/ tạo điều kiện giúp cho một nhóm người có được nhận thức chung về một vấn đề, chia sẻ ý tưởng, lên kế hoạch, và đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định (có thể là một buổi họp, hoặc một buổi thảo luận). Người làm công việc Facilitate sẽ cần hiểu rõ được mục tiêu của buổi họp, sự kiện, hay workshop, qua đó sẽ thiết kế cấu trúc của buổi họp, sự kiện, hay workshop để giúp nhóm nhận được kết quả tốt nhất cho buổi họp, sự kiện, hay workshop.
Người facilitate là một người trung lập, không đưa ra quyết định, không được có hành vi định hướng hay thiên vị. Việc anh ấy/cô ấy giúp cho nhóm tự nhận thức, thảo luận, trả lời và đưa ra được quyết định của riêng mình. Để làm được điều này, bản thân Facilitator phải am tường rất nhiều kỹ năng khác nhau: Kỹ năng lắng nghe, powerful question, đọc không gian… để nhận biết được có ai đó bị bỏ lại, hay điều gì đó cần được chú ý hơn không?
Facilitate cần thiết trong rất nhiều lĩnh vực công việc như hỗ trợ trong kinh doanh, giáo dục, giải quyết mâu thuẫn, lĩnh vực xã hội… cho một nhóm nhỏ vài người hoặc lớn đến hàng trăm người.
Scrum và Facilitating
Từ rất lâu, vai trò Facilitator là rất cần thiết cho một Scrum team vì facilitating gia tăng tính tự quản của team. Do đó, Scrum Master trong Scrum team thường sẽ đóng vai trò là một Facilitator trong các sự kiện của Scrum hoặc bất kỳ một cuộc họp hay thảo luận nào. Nhưng bản thân Scrum Framework cũng không giới hạn việc Facilitate chỉ dành riêng cho một Scrum Master, mà một PO hoặc Developer cũng có thể trở thành một Facilitator.
Ví dụ: khi Daily Scrum, bản thân của Developer cũng có thể trở thành Facilitator để giúp sự kiện này mang lại được nhiều giá trị cho nhóm hơn. Hoặc chính PO có thể Facilitate một cuộc thảo luận cùng Scrum team trong buổi Backlog Refinement (Nếu có).
Một người Facilitator tốt sẽ giúp Scrum team của mình giảm thiểu những lãng phí do những buổi họp vô nghĩa. Họ sẽ giúp nhóm của mình tối ưu hóa được giá trị của sự khác biệt (không ai bị bỏ rơi, mọi tiếng nói đều được coi trọng), thu thập được nhiều ý kiến, vượt qua những bất đồng, qua đó tạo được sự đồng thuận, lên kế hoạch và đạt được mục tiêu.
Facilitating ngoài Scrum team
Faciliator cần rất nhiều khả năng như:
* Có sự tôn trọng về sự đa dạng trong giao tiếp của mỗi cá nhân.
* Có khả năng diễn giải tốt trong lời nói.
* Có khả năng lôi cuốn người khác.
* Khả năng tạo sự kết nối bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ.
* Khả năng thu thập thông tin từ đám đông
* Khả năng kiểm soát không gian, thời gian
* Khả năng khuyến khích người khác
* Phải luôn thể hiện sự trung tính không thiên vị
* Giúp mọi người lắng nghe lẫn nhau
* Tạo không gian cho ai cũng được lên tiếng
* Cảm nhận được không khí xung quanh, và những cảm xúc của từng cá nhân.
* Khả năng kiểm chứng và xác thực những cảm xúc hay những vấn đề còn mơ hồ
* Khả năng thấu cảm
* Khả năng im lặng có chủ đích
* Kết nối vấn đề
* Suy luận logic
* Khả năng lắng nghe
* Khuyến khích sự khác biệt
* Khả năng tóm tắt, tổng kết vấn đề
Để trở thành một Facilitator bạn không cần phải am tường tất cả những khả năng trên từ ban đầu, nhưng nhận thức và trau dồi nó mỗi ngày để có thể phát triển nó mới là điều quan trọng. Từng ngày khi hỗ trợ nhóm nhiều hơn, những kỹ năng này cũng sẽ phát triển theo kinh nghiệm của chính bạn.
Tuy nhiên để bắt đầu trờ thành một Facilitator cũng cần rất nhiều sự chuẩn bị, bạn có thể tìm hiểu nhiều hơn để có sự chuẩn bị tốt hơn qua những bài blog, và công cụ miễn phí tại đây:
* Các Format dành cho Sprint Retrospective
Hoặc nếu bạn cần sự hướng dẫn và kiến thức nền tảng thì bạn có thể tham khảo hai khoá học về Facilitate của Scrumviet:
| Professional Facilitating | Professional Scrum Facilitate Skills | |
|---|---|---|
| Mục đích khoá học | Tập trung vào kỹ năng trở thành Facilitator cho các sự kiện, buổi họp, thảo luận của nhóm, Scrum event…, Giúp nhóm có thể phát huy được năng lực vốn có, sự đa dạng của mỗi cá nhân, qua đó có được quyết định tốt nhất. | Tập trung vào việc giúp học viên hiểu việc facilitate cho Scrum team là như thế nào, và những điểm cốt lõi của một người facilitate cần phải có cho Scrum team. Để qua đó phát huy tính tự quản của một Scrum team để đưa ra quyết định tốt nhất. |
| Kiến thức truyền tải | Tìm hiểu về Liberating Structures, kiến thức nền tảng và những giá trị cốt lõi.Áp dụng và thực thành 33 phương thức Liberating Structures, từ dễ đến nâng cao.Nắm bắt tâm lý đám đông, giá trị của đa dạng hoá và văn hoá…Nâng cao khả năng đọc không gian, kỹ năng lắng nghe.Khả năng thiết kế chuỗi hoạt động cho một nhóm trong sự kiện từ nhỏ đến lớn.Thực hành và được hướng dẫn chi tiết ngay tại lớp học, nhằm giúp học viên tự tin thiết kế và facilitate một buổi thảo luận nhóm, sự kiện, workshop ngay sau khoá học. | Giải thích vai trò của các nguyên tắc của facilitate và Scrum values, làm thế nào để áp dụng cả hai và giúp Scrum team thành công.Có được các kỹ năng facilitate để khơi gợi các quan điểm đa dạng trong một nhóm với những cá nhân khác nhau.Áp dụng các nguyên tắc và kỹ thuật facilitate để cải thiện các sự kiện Scrum và các tương tác của các thành viên trong Scrum team.Cải thiện sự hợp tác trong nhóm Scrum và ra quyết định có sự tham gia của tất cả thành viên, bằng cách áp dụng những kỹ năng và công cụ khác nhau. |
| Ai nên tham dự | Facilitator, Workshop/ Events organizer, Scrum Master, Product Owner, Agile coach, Scrum coach… | Scrum Master, Scrum Master, Agile coach, Scrum Coach… |
| Độ dài khoá học | 2 ngày | 1 Ngày |
| chứng chỉ và kỳ thi liên quan | Kiểm tra thực hành, được feedback và đánh giá bởi trainer.Học viên nhận chứng chỉ sau khi hoàn thành bài kiểm tra | Tất cả những học viên hoàn thành khoá học Professional Scrum Facilitation Skills sẽ nhận được password để tham dự kỳ thi đánh giá Professional Scrum Facilitation Skills. Những ai tham gia khoá học PSFS, nếu đã tham dự thi trong vòng 14 ngày và điểm chưa đạt được ít nhất 85%, bạn sẽ được cấp thêm một lần dự thi thứ hai mà không phải đóng thêm bất cứ khoản chi phí nào. |
| Yêu cầu tối thiểu để tham dự khoá học | Không có | Hiễu rõ về Scrum, đã tham dự ít nhất một khoá học PSM, PSPO, APS hoặc đã có chứng chỉ PSM I, PSPO I. |
Kết Luận
* Facilitating là kỹ năng rất cần thiết không chỉ cho Scrum team.
* Facilitating không chỉ dành riêng cho Scrum Master mà bất kỳ ai cũng có thể trở thành Facilỉator.
* Một người biết Facilitating không nhất thiết chỉ có thể Facilitating trong Scrum team.
* Facilitating là một kỹ năng khó và cần được rèn luyện liên tục để thành thạo.
Facilitate on!
