Đối với các Facilitators/ Scrum Masters đã có kinh nghiệm facilitating, sẽ không có quá nhiều trở ngại khi khởi động/ warm-up một team hoặc một nhóm người mà các thành viên đã quen biết và có thời gian làm việc cùng nhau. Vậy, đối với một team hoàn toàn mới, một nhóm người gặp nhau lần đầu tiên trong một buổi workshop/ event thì thế nào?
Có rất nhiều phương thức có thể giúp cho việc warm up hoặc icebreak diễn ra một cách thú vị và tự nhiên. Qua bài viết này, tôi sẽ giới thiệu một phương thức đơn giản: “trao đổi thông tin”. Phương thức này không đòi hỏi sự chuẩn bị material một cách cầu kỳ, cũng không chiếm quá nhiều thời gian trong agenda nhưng mang lại hiệu quả cao. Nó giúp cho các thành viên tham dự có cơ hội trao đổi và hiểu biết về nhau, tăng sự thoải mái và tính kết nối trong việc trao đổi, thảo luận, hoặc làm việc nhóm, giúp cho các thảo luận tiếp theo trong buổi workshop thuận lợi hơn.
Các bước thực hiện:
1. Facilitators mời gọi các thành viên trong nhóm lớn form thành nhóm nhỏ 2 người. Lưu ý khuyến khích các thành viên hãy chọn cặp với một người mà họ hoàn toàn chưa quen biết hoặc không quá thân quen.
2. Facilitators có thể chọn một vài câu hỏi cơ bản như: Tên, công việc hiện tại, sở thích về sách, món ăn hoặc địa điểm du lịch yêu thích. Sau đó mời gọi các nhóm nhỏ 2 người trao đổi thông tin dựa trên các câu hỏi một cách thoải mái trong khoảng 5 – 10 phút, vừa đủ để 2 người trong nhóm nhỏ có trao đổi và ghi nhớ thông tin về nhau.
3. Sau khi thời gian trao đổi dành cho nhóm nhỏ kết thúc, facilitators sẽ lần lượt mời từng thành viên giới thiệu người bạn/ đồng nghiệp mới quen của mình đến cả nhóm lớn với các thông tin mà người đó ghi nhớ được từ người bạn của mình. Ví dụ: Đây là Tom, đến từ London. Anh ấy hiện đang làm UX designer trong team B. Anh ấy rất thích quyển sách “Nguyên lý của Peter”. Món ăn yêu thích của Tom là pizza cà chua. Tom thường thích đi du lịch đến những nơi có bờ biển đẹp.
4. Sau khi một thành viên được giới thiệu xong, cả nhóm sẽ chào thành viên đó. Ví dụ: Xin chào Tom, Hi Tom. Điều này giúp cho mọi người ghi nhớ thông tin, tên và gương mặt của nhau. Đồng thời tạo không khí thân thiện và chào đón.
5. Việc giới thiệu sẽ diễn ra nhanh chóng và lần lượt đến khi tất cả các thành viên trong nhóm lớn được giới thiệu.
Hoạt động này giúp cho tất cả mọi người có cơ hội được chia sẻ và hiểu thêm về các thành viên trong nhóm. Việc giới thiệu người bạn của mình còn giúp cho tất cả các thành viên buy-in hơn và thấy thoải mái, tự tin hơn khi phát biểu trước mọi người, phá vỡ sự ngại ngùng, e dè ban đầu.
Đối với các buổi workshop hoặc event diễn ra online, các bước thực hiện cũng tương tự như face to face, nhưng facilitators cần chuẩn bị các công cụ meeting có hỗ trợ việc chia nhóm nhỏ. Có một lưu ý nhỏ là thao tác tách nhóm, gom nhóm bằng communication tools (Ví dụ: Zooms, Microsoft Teams, …) sau khi thảo luận cặp cũng cần được facilitators thực hiện nhanh chóng để giữ được flow cho buổi workshop.
Hy vọng phương thức đơn giản này sẽ mang lại phá bỏ sự ngại ngùng, tăng tính kết nối và mang hiệu quả cao nhất cho buổi workshop/ event với các thành viên mới gặp nhau.
